Deler du skjerm i møte? Slik unngår du å vise mer enn du skal

Skjermdeling er blitt en vanlig del av arbeidsdagen. Vi viser tilbud, dokumenter, nettsider, regneark og feilmeldinger i digitale møter. Det er effektivt, men det er også lett å vise mer enn man hadde tenkt.

Et varsel i hjørnet, en privat nettleserfane, et kundedokument i bakgrunnen eller en mappe med feil navn kan være nok til å skape et personvern- eller tillitsproblem. Min vurdering er at trygg skjermdeling ikke bør være en høytidelig sikkerhetsøvelse. Det bør være en enkel møtevane som gjør det vanskeligere å dele feil innhold.

Del vindu eller fane når det holder

Den tryggeste hovedregelen er enkel: Del bare det andre faktisk trenger å se. Hvis du skal vise én presentasjon, ett dokument eller én nettside, er det ofte bedre å dele et bestemt vindu eller en nettleserfane enn hele skrivebordet.

Microsoft beskriver valget mellom hele skjermen og et bestemt vindu i Teams, mens Zoom også lar brukeren dele bestemte programmer eller en avgrenset del av skjermen. Hele skrivebordet er praktisk når du må bytte mellom mange programmer, men det viser også alt annet som dukker opp.

Rydd før du trykker del

Før møtet starter, lukk programmer, dokumenter og faner du ikke trenger. Det gjelder spesielt e-post, chat, økonomi, kundesystemer, passordverktøy og interne mapper.

Hvis du ofte presenterer for kunder eller eksterne deltakere, kan en egen nettleserprofil eller et rent presentasjonsvindu være nyttig. Da reduserer du risikoen for å vise bokmerker, historikk, private faner eller interne systemer ved et uhell.

Stopp varsler før de avbryter møtet

Varsler er en enkel måte skjermdeling kan gå galt på. En melding kan dukke opp akkurat når alle ser på skjermen. Selv korte forhåndsvisninger kan røpe navn, tema eller innhold.

Bruk fokusmodus, ikke forstyrr, møtestatus eller varslingsinnstillinger før du deler skjerm. Sjekk også om møteprogrammet og operativsystemet har egne valg for varsler under skjermdeling.

Se etter hva andre faktisk ser

Det er lett å tro at man deler riktig innhold, men likevel velge feil vindu eller skjerm. Ta deg et par sekunder til å kontrollere delingsindikatoren og forhåndsvisningen før du begynner.

Hvis møtet er viktig, kan du teste med en kollega først. Det er særlig nyttig hvis du bruker flere skjermer, fjernskrivebord, nettleserfaner eller presentasjonsmodus.

Vær ekstra forsiktig med eksterne møter

I interne møter kjenner man ofte deltakerne og konteksten. I eksterne møter bør terskelen være lavere for å dele mindre. Dobbeltsjekk deltakerlisten, møteinvitasjonen og om noen utenfor organisasjonen er med.

Hvis du skal vise et dokument med interne kommentarer, kundedata eller økonomi, bør du vurdere en ryddet kopi i stedet for originalen. Ponett har tidligere skrevet om risikoen ved delte lenker i skyen. Det samme prinsippet gjelder her: Tilgang bør begrenses til det mottakeren faktisk trenger.

En møtevane som tar under ett minutt

• Del vindu eller fane i stedet for hele skjermen når det er nok.
• Lukk e-post, chat, passordverktøy og interne systemer før du deler.
• Slå på ikke forstyrr eller fokusmodus.
• Sjekk at riktig skjerm, vindu eller fane er valgt.
• Bruk en egen nettleserprofil eller et rent presentasjonsvindu ved behov.
• Avslutt delingen før du begynner å lete etter noe annet.

Det profesjonelle er ofte det enkle

Trygg skjermdeling handler ikke først og fremst om avansert sikkerhetsteknologi. Det handler om å gjøre det enkelt å vise riktig innhold og vanskeligere å vise alt annet.

En ryddig skjerm, dempede varsler og bevisst valg av vindu eller fane gir et bedre møte og mindre risiko for at sensitiv informasjon havner foran feil publikum. Det er en liten vane, men den bør eies av virksomheten og ikke overlates til flaks.