Skip to main content

Synkronisering er ikke backup

Skylagring gjør filer tilgjengelige overalt, men det betyr ikke automatisk at dere har backup. Her er forskjellen, og hva små virksomheter bør sjekke før filer forsvinner.

| Svein Tore |
Laptop med filsynkronisering, ekstern disk og sjekkliste for backup.

Det er lett å tro at filer er trygge bare fordi de ligger i en skyløsning.

Du lagrer et dokument i OneDrive, Nextcloud, Google Drive, Dropbox eller en annen synkroniseringsmappe. Filen dukker opp på PC-en, mobilen og nettleseren. Da føles det som backup.

Men synkronisering og backup er ikke det samme.

Synkronisering handler om å ha samme filer flere steder. Backup handler om å kunne gå tilbake når noe er slettet, overskrevet, kryptert, ødelagt eller forsvunnet. Forskjellen merkes ofte først den dagen noen trenger en fil tilbake.

Synkronisering kopierer også feil

Synkronisering er praktisk fordi endringer følger deg. Når du redigerer en fil på én enhet, oppdateres den andre steder også. Det er hele poenget.

Problemet er at det samme gjelder feil.

Hvis en fil slettes på PC-en, kan slettingen synkroniseres til skyen. Hvis en mappe flyttes feil, kan den forsvinne fra alle enheter. Hvis en fil overskrives med feil innhold, kan feil versjon bli den nye sannheten. Hvis skadevare krypterer lokale filer i en synkronisert mappe, kan de krypterte filene bli lastet opp.

En synkroniseringsløsning kan ha papirkurv, versjonshistorikk og gjenoppretting. Det er nyttig. Men det er ikke det samme som en uavhengig backup med tydelig beholdning, testet gjenoppretting og kontroll på hvem som kan slette hva.

Hva er egentlig forskjellen?

En enkel måte å skille dem på er dette:

  • Synkronisering holder filer like på tvers av enheter.
  • Backup tar en kopi som kan brukes hvis originalen blir feil, slettet eller utilgjengelig.

Synkronisering svarer på spørsmålet: hvor kan jeg jobbe med filene mine?

Backup svarer på spørsmålet: hvordan får vi data tilbake når noe har gått galt?

Begge deler kan være viktige. De løser bare ulike problemer.

Papirkurv er nyttig, men ikke en plan

Mange skyløsninger har papirkurv eller slettede filer. OneDrive har funksjoner for å gjenopprette slettede filer og mapper. Nextcloud har også håndtering av slettede filer, avhengig av hvordan løsningen er satt opp.

Dette er nyttig når noen sletter feil fil og oppdager det raskt. Men papirkurv er ikke en full backupstrategi.

Grunnen er enkel: papirkurv og versjonshistorikk er ofte en del av samme system som filene dine. De kan påvirkes av lagringskvote, brukerrettigheter, tjenesteinnstillinger, beholdningsregler og kontoens tilstand. Hvis kontoen slettes, lisensen endres, tjenesten feiler, eller ingen oppdager problemet før for sent, kan gjenopprettingen bli vanskeligere enn forventet.

Poenget er ikke at papirkurv er dårlig. Poenget er at den ikke bør være eneste sikkerhetsnett.

Versjonshistorikk hjelper bare hvis riktig versjon finnes

Versjonshistorikk kan redde mye. Hvis et dokument er overskrevet, kan du ofte gå tilbake til en eldre versjon. Microsoft har egen støtte for å gjenopprette tidligere versjoner i OneDrive, og Nextcloud har versjonskontroll for filer.

Men også her er det begrensninger.

Versjonshistorikk hjelper best når:

  • filen fortsatt finnes
  • feilen oppdages i tide
  • systemet faktisk har beholdt riktig versjon
  • brukeren har tilgang til å gjenopprette den
  • det ikke er mange filer som må rulles tilbake samtidig

Hvis en hel mappe er slettet, en konto er fjernet, eller mange filer er skadet på én gang, kan man trenge noe mer robust enn å klikke seg gjennom enkeltdokumenter.

Typiske situasjoner der synk ikke er nok

For små virksomheter er det ofte de hverdagslige feilene som skaper mest trøbbel.

Vanlige situasjoner er:

  • en ansatt sletter en mappe og tror den bare er lokal
  • en ny PC settes opp med feil synkroniseringsmappe
  • en fil overskrives med en tom eller gammel versjon
  • lokale filer ligger utenfor synkronisert mappe
  • en delt mappe mister riktig eier når noen slutter
  • en ekstern deling ryddes bort uten at alle vet det
  • skadevare eller feil verktøy endrer mange filer samtidig

Ingen av disse krever at noen har gjort noe dramatisk. Det holder at en travel arbeidsdag, en ny PC, en flytting av mapper eller en misforståelse får lov til å spre seg.

Start med å vite hvor filene faktisk ligger

Før man kan vurdere backup, må man vite hvor filene ligger.

Sjekk spesielt:

  • skrivebordet på PC-er
  • nedlastingsmappen
  • lokale dokumentmapper
  • OneDrive, SharePoint, Nextcloud eller annen skylagring
  • felles filserver eller nettverksdisk
  • regnskapssystem, kundesystem og fagsystemer
  • e-postvedlegg som aldri er lagret noe annet sted

Mange blir overrasket over hvor mye som ikke ligger der de tror. En synkronisert mappe beskytter ikke filer som ligger utenfor den. En backup av PC-en beskytter ikke nødvendigvis data som bare ligger i et skybasert system. Og et fagsystem kan ha egen eksport- eller backupfunksjon som må håndteres separat.

Hva bør en god backup svare på?

En backup bør ikke bare eksistere. Den bør kunne forklares.

Still disse spørsmålene:

  • Hvilke data tas det backup av?
  • Hvor ofte tas kopien?
  • Hvor lenge beholdes gamle kopier?
  • Ligger backupen adskilt fra systemet som synkroniserer filene?
  • Hvem kan slette eller endre backupen?
  • Hvordan gjenoppretter vi én fil?
  • Hvordan gjenoppretter vi en hel mappe?
  • Når ble gjenoppretting sist testet?

Hvis ingen kan svare på disse spørsmålene, er det ikke sikkert virksomheten har en backupplan. Da har den kanskje bare en følelse av at noe er lagret et sted.

Backup må testes før det haster

Den viktigste testen er enkel: få tilbake en fil.

Velg en ufarlig testfil. Slett den eller lag en egen testversjon. Gjenopprett den etter rutinen dere faktisk ville brukt i en reell situasjon. Noter hvor lang tid det tok, hvem som måtte gjøre det, og om resultatet ble riktig.

Testen trenger ikke være stor. Men den avslører ofte praktiske problemer:

  • ingen vet hvor administrasjonen ligger
  • backupen dekker ikke riktig mappe
  • gjenoppretting krever en person som ikke er tilgjengelig
  • filen kom tilbake, men med feil rettigheter
  • det tar mye lengre tid enn bedriften trodde

Det er bedre å oppdage dette på en rolig tirsdag enn midt i en frist.

Små virksomheter trenger ikke gjøre dette komplisert

En liten virksomhet trenger ikke et stort prosjekt for å få bedre kontroll.

Start med dette:

  • Lag en liste over de viktigste filområdene.
  • Marker hvilke som bare er synkronisert, og hvilke som faktisk har backup.
  • Sjekk papirkurv og versjonshistorikk, men ikke stopp der.
  • Sørg for at minst én viktig kopi ikke kan slettes like lett som originalen.
  • Test gjenoppretting av én fil.
  • Skriv ned hvem som har ansvar når noe må tilbake.

NCSC anbefaler små virksomheter å tenke konkret på hvilke data som er viktige, hvordan de sikkerhetskopieres, og hvordan kopiene kan brukes hvis utstyr mistes, blir ødelagt eller rammes av skadevare. Det er en god praktisk start også for norske småbedrifter.

Ikke vent til noen slutter

Backup og synkronisering henger også sammen med brukere og tilganger.

Når noen slutter, bytter rolle eller får ny PC, bør virksomheten vite:

  • hvem som eier filer i delte mapper
  • om personlige mapper inneholder arbeidsfiler
  • om kontoens sletting påvirker filer andre trenger
  • om lokale filer må hentes ut før PC-en ryddes
  • om backupen dekker data som ikke ligger i fellesområdet

Dette er en av grunnene til at ryddig filstruktur er sikkerhet, ikke bare orden. Jo mer bedriften er avhengig av enkeltpersoners skrivebord, private mapper eller tilfeldige delinger, desto vanskeligere blir det å gjenopprette riktig data når noe skjer.

En enkel huskeregel

Spør alltid: Hvis dette slettes her, finnes det da fortsatt et sted vi kan hente det tilbake fra?

Hvis svaret er “kanskje”, bør dere undersøke mer.

Hvis svaret er “bare hvis vi oppdager det raskt”, har dere sannsynligvis versjonshistorikk eller papirkurv, men ikke nødvendigvis en robust backup.

Hvis svaret er “ja, vi vet hva som tas backup av, hvor lenge det lagres, og hvordan vi gjenoppretter det”, er dere langt bedre stilt.

Kort oppsummert

Synkronisering gjør filer tilgjengelige på flere enheter. Backup gjør det mulig å komme tilbake når noe går galt.

OneDrive, Nextcloud og andre skyløsninger kan ha nyttige funksjoner som papirkurv og versjonshistorikk. De bør brukes. Men de bør ikke forveksles med en gjennomtenkt backupplan.

For små virksomheter er beste start å kartlegge viktige filer, skille mellom synk og backup, sikre en separat kopi, teste gjenoppretting og dokumentere hvem som har ansvar. Da blir det lettere å håndtere sletting, feil, PC-bytte, ansatte som slutter og større hendelser uten å måtte gjette.

Videre lesing

Back to Homepage

You might find this interesting to read:

Tech