KI-møtereferat er ikke bare et bedre notat

Et KI-verktøy som skriver møtereferat, selges gjerne som en måte å slippe å notere på. Det er fristende. Men spørsmålet før møtet er ikke hvor godt sammendraget blir. Det er om møtet i det hele tatt skal gjennom et system som lytter, transkriberer eller lagrer det som blir sagt.

Min vurdering er enkel: Et vanlig referat bør fortsatt være normalvalget. Bruk lydbehandling når det finnes et konkret behov som ikke kan dekkes godt nok med mindre inngripende notater. Den beslutningen tilhører ikke den som tilfeldigvis har installert en ny møteapp.

Et referat og et opptak er ulike ting

Et referat velger ut beslutninger, ansvar og frister. Et opptak eller en transkripsjon kan også fange opp nøling, sidespor, private opplysninger og utsagn som aldri var ment å bli et søkbart arkiv. Selv om sluttproduktet er et kort sammendrag, må vi se på hva verktøyet faktisk behandler på veien dit.

Ikke alle KI-verktøy fungerer likt. Noen lager tekst fra en opplastet fil, noen lytter under møtet, og noen beholder lyd eller transkripsjon. Før bruk må virksomheten vite hvilken variant den har, hvem som får tilgang, og hvor lenge råmaterialet finnes. Å slå av «lagre opptak» i ett grensesnitt er ikke i seg selv dokumentasjon på at ingen lyd ble behandlet.

Et tenkt møte som viser forskjellen

Se for deg et prosjektmøte der deltakerne skal velge leveringsdato. Underveis nevner én deltaker også et helseforhold som forklarer hvorfor vedkommende trenger en annen arbeidsfordeling. I et vanlig beslutningsreferat holder det å føre opp ny fordeling og frist. En full transkripsjon kan bevare mer enn møtets formål krever.

Dette er et tenkt eksempel, ikke en kundehendelse. Poenget er ikke at KI alltid gjør feil, men at et verktøy ikke automatisk vet hvilke opplysninger som bør bli varige. Mennesket som eier referatet må fortsatt velge hva som er relevant, kontrollere beslutningene og slette det som ikke skal lagres.

Varsling er nødvendig, men ikke hele vurderingen

Datatilsynet understreker at ansatte må informeres før lydopptak, og at arbeidsgiver må ha et gyldig rettslig grunnlag. Tilsynet påpeker også at samtykke normalt er lite egnet som grunnlag i arbeidsforhold på grunn av maktforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Derfor er ikke «alle trykket godta» en ferdig vurdering.

Informasjonen til deltakerne må være konkret: formål, ansvarlig virksomhet, hvem som får materialet, lagringstid og rettigheter. Datatilsynet beskriver disse opplysningskravene for lydopptak. For møter med eksterne deltakere må virksomheten også vurdere deres opplysninger, ikke bare de ansattes.

En bedre standard for vanlige møter

1. Bestem på forhånd om møtet trenger et beslutningsreferat, et detaljert referat eller et faktisk opptak. Ikke velg mer datainnsamling enn formålet krever.
2. Avklar hvilken løsning som behandler lyd og tekst, hvem leverandøren deler data med, og hvordan materialet slettes. Ikke gjett ut fra produktnavnet.
3. Informer deltakerne før møtet. Hvis behovet for opptak ikke kan forklares tydelig, bruk notater i stedet.
4. La en ansvarlig person lese og korrigere referatet før det sendes videre. Et plausibelt KI-sammendrag er ikke bevis for at en beslutning ble tatt.
5. Behold bare det ferdige materialet som trengs, og avklar når rålyd og transkripsjon skal bort.

KI kan spare tid når et møte faktisk trenger detaljert dokumentasjon. Men «fordi verktøyet kan» er ikke et formål. Teknologien bør redusere arbeidet med referatet uten å gjøre hele samtalen til et unødvendig datalager. Den samme nøkternheten gjelder når vi limer informasjon inn i KI-verktøy eller deler skjerm i møter: Vis og lagre det oppgaven krever, ikke alt systemet gjør mulig.